Ju större din e-handel växer sig, ju större kommer också behovet av att automatisera och effektivisera olika processer att växa sig. Till en början handlar det kanske mest om att frigöra tid från de mindre, enkla och monotona uppgifterna som att skicka olika typer av mejl, medan det för de riktigt stora företagen kan betyda att robotisera packning och lagerhantering. Detta är ett enormt ämne och vår ambition är här inte att försöka täcka allt utan få dig att tänka på vad du kan automatisera och effektivisera i din e-handels verksamhet.
Kostnad vs Vinst
När du planerar för att automatisera någon del i ditt flöde är det viktigt att göra hemläxan gällande kostnad versus potentiell vinst. Några frågor att ställa dig kan då vara:
- Var gör en automatisering mest nytta i min verksamhet?
- Hur lång tid kommer det att ta att tjäna igen summan jag lägger på att automatisera?
- På vilket sätt använder jag bäst den tid jag frigör?
Det finns alltså inget färdigt recept på vad eller var du bör automatisera först utan det beror på vilken typ av e-handel du bedriver, hur de ekonomiska förutsättningarna ser ut och dessutom på ditt eget intresse. Det är dock viktigt att löpande jobba med effektivisering av verksamheten då det gör dig mer konkurrenskraftig och skapar tid som kan läggas på ex marknadsföring.
Vad kan du automatisera?
Automatisering innebär att spara pengar genom att spara tid och det finns massor av sätt att göra detta på. För att kicka igång din egen tankeprocess på var du har tid att spara, listar vi här några automatiseringsförslag. Dessa inkluderar både gratis alternativ och sådana som kostar en större, eller mindre, slant.
Google Alerts
Med Google Alerts kan du ställa in så att du får en mejlnotifiering varje gång material innehållande ett specifikt ord (exempelvis namnet på din eller en konkurrents webbutik) publiceras. Du kan med andra ord hålla dig uppdaterad utan att själv behöva lägga tid och kraft på att googla.
Dropshipping
Dropshipping är ett ämne vi berört i flera artiklar på senare tid. Ur automatiseringssynpunkt innebär dropshipping att du kan eliminera näst intill hela din webbutiks packnings- och logistikarbete eftersom det istället hamnar på dina leverantörers bord. Där finns med andra ord mycket tid att spara.
Lager & distribution
Om du vill lägga mindre tid och kraft på logistik men inte riktigt känner att dropshipping fullt ut är något för dig, kan ett alternativ vara att använda dig av ett sk 3PL bolag som jobbar med både lager och distribution. Du förvarar då dina varor hos dem och när en order kommer in packas den och skickas direkt från lagret. Lätt som en plätt för dig som därmed slipper bekymra dig och pack och plock! Wikinggruppen har samarbete med flera 3PL företag, läs mer här.
Det kan också vara en god ide att se över sitt lager och dess struktur. Använder du SKU nummer och en tydlig struktur på avdelningar, hyllor etc. Ligger dina storsäljare närmast packningsstationerna och har du plocklistor alternativt system för att skapa effektiva plockvägar och rutiner?
Hantering av returer, reklamationer och byten.
Genom att sätta upp och automatisera tydliga rutiner och flöden för returer, byten samt reklamationer spar du tid samt förbättrar kundupplevelsen. Allra bäst görs detta genom integrerade system eller moduler som Wikinggruppens returmodul där kunden själv kan initiera sitt ärende och du som e-handlare får ett strukturerat litet ärendehanteringssystem med direktkoppling mot Klarna för kreditering mm.
E-post & Kommunikation
Som nämndes inledningsvis är mejlutskick en enkel och billig initial automatisering och dessutom ett effektivt sätt att upprätthålla relationen med dina kunder. Andra användningsområden för automatiserade mejlutskick kan vara att påminna om en övergiven kundkorg, tacka för köpet, att efterfråga en recension m.m. Tänk dock på att du måste ha kundens godkännande att få använda deras mejladress i marknadsföringssyfte.
Kundtjänst
När verksamheten rullar på ordentligt innebär det antagligen också ett ökat kundservicetryck. Med tjänster som Help scout kan ni bland annat skapa ordning bland kundserviceärendena och strukturera upp ett bibliotek med återkommande frågor och svar.
Bokföring, kassasystem & Affärssystem
Du kan idag koppla ihop ett flertal olika affärs och kassasystem med din webbutik hos Wikinggruppen, allt från system avsedda för mindre företag som exempelvis Fortnox till stora system som SAP som används av börsnoterade bolag. Med ett affärssystem inkopplat skickas vanligtvis kund och order direkt ner till affärssystemet varpå bokföringen mer eller mindre är klar och man slipper dubbelarbete i flera system. Det är även vanligt att man har en automatisk synkronisering av artiklar, lagersaldo mm. Det går också att bygga ut e-handelsplattformen med den ”affärssystems-funktionalitet” man önskar och bara koppla till ett enkelt bokföringssystem.
Intelligent annonsering
Med hjälp av verktyg som Match2One annonsplattform blir dina annonser successivt smartare utan att du själv behöver slita ditt hår och göra timtals av research. Dessutom är själva annonsverktyget riktigt enkelt, vilket sparar dig ännu mera tid.
Word-of-mouth-marknadsföring
Att använda ett system för att fånga upp och nyttja användarrecensioner är också ett mycket smart sätt att effektivisera sin verksamhet. Genom att helt enkelt, och dessutom alldeles gratis, ta till vara på dina kunders omdömen om dig skapar du trygghet för andra potentiella kunder som leder till högre konvertering och på samma gång skapar du en mest inflytelserika marknadsföringskanalen av alla – nämligen ett fint renommé!
Smidig hantering av fraktbokning
När den lilla e-handeln börjar växa till sig, inser man snart att manuell bokning av frakt innebär mycket tidsödande jobb. Med en orderkoppling till Unifaun, Memnon, DHL Multishipping eller Pacsoft underlättas detta arbete rejält genom att du på ett mycket smidigt sätt, med ett klick både kan få frakten bokad och fraktsedeln utskriven.
Nyttja streckkoder eller QR-koder
Wikinggruppens plattform är förberedd för att ge kunder möjlighet att både scanna in och scanna ut varor. Liknande funktionalitet används idag av de flesta större butiker och förutom att det är tidsbesparande så eliminerar det dessutom många av de mänskliga misstag som lätt sker vid orderhantering, felplock mm.
Interna flöden i webbutiken
Wikinggruppens e-handelsplattform kan anpassas individuellt fullt ut både vad gäller backend och frontend. Detta innebär att det går att skräddarsy flöden och rutiner utifrån hur er verksamhet ser ut och hur ni vill jobba. Genom att noga se över detta kan man ofta kapa något moment eller göra något lite mer effektivt som skapar mycket värde i förlängningen.
Sociala medier
Sociala medier är en lika självklar som viktig del i en e-handlares varumärkesbygge såväl som i webbutikens marknadsföring. Hootesuite är ett smidigt verktyg som bland annat låter dig schemalägga och/eller posta inlägg i flera sociala kanaler samtidigt och som dessutom låter dig spara undan sådant innehåll som du vill posta vid ett senare tillfälle.
Orderpackning
Kanske är din käpphäst att på ett tillräckligt snabbt sätt få iväg dina ordrar? Då finns det olika nivåer av automatisering att ta till. Som nämnts längre upp finns det företag där allt sköts av robotar, men det är inte en automatisering som är ekonomiskt hållbar för det mindre företaget. En rimligare lösning kan istället vara att fundera över införskaffandet av en maskin som förbygger packlådorna, eller en maskin som automatiskt försluter dem.
Har du tips på fler bra automatiseringar eller åtgärder som ökar effektiviteten? Lämna gärna en kommentar i fältet nedan!
