Affärssystem och e-handel
Sandra Rehn i E-handel

Affärssystem, hur ska man tänka?

Det är både trist och dyrt att dubbelarbeta. Det kan därför vara en god idé att koppla ihop din webbshop med ditt affärssystem och på så sätt skapa en ”mastermind” där du har koll på allt. I den här artikeln får du därför tips och råd om sådant som rör systemintegrering.


Affärssystem, eller ERP (Enterprise resource planning) som det också kallas, är system för att hantera exempelvis bokföring och administration. För att få en sömlös upplevelse och för att slippa dubbeljobbet  att manuellt föra över uppgifter om händelser som försäljning från e-handelssystemet till ditt bokföringssystem, kan e-handelsplattformen och bokföringssystemet integreras till ett större system. Det är alltså frågan om en typ av automatisering, vilket du kan läsa mer om i det här blogginlägget.

Behovsanalys

Som alltid när det kommer till olika typer av processförändringar bör de syfta till någon typ av förbättring. De ska spara tid, pengar, förbättra arbetsmiljön eller på annat sätt lyfta din verksamhet. Frågan du behöver ställa dig är alltså:

  • Vilka system ger det oss störst utväxling att integrera?

Order- och lagerbehandling är ett sådant område som vi nämnde ovan, andra kan vara schemaläggning, CRM, tidredovisning, projektplanering, inköp m.m.

Lägg dig på rätt nivå

”Var är min e-handel om 1-2 år?”
När du väljer system kan det vara en lika god fråga att ställa dig som ”Vad behöver vi precis just nu?”. Att tvingas byta system för att verksamheten har växtvärk med allt vad det innebär, är inte alltid en smärtfri upplevelse och ju mer information som ska flyttas, ju större blir arbetet. Det kan alltså vara värt att fundera över vilka funktioner ni på sikt ser er behöva och undersöka vilka affärssystem som stödjer dessa innan ni gör ert slutgiltiga val. Kanske tänker ni er dotterbolag i andra länder och behöver då ett system som kan hantera detta?

Totalkostnad – extra allt med plusmeny?

Denna fråga är relaterad till den förra: vad blir prislappen? Inköpskostnad, installationskostnad, systemunderhåll, support, abonnemangskostnad och utvecklingskostnad för specialfunktioner? Ta dig tid att göra läxan, dels genom att undersöka vad de olika systemen faktiskt kommer med för typer av kostnader, och dels genom att ställa olika system mot varandra. Något system kanske är billigt i inköp men kommer med en dyr abonnemangsavgift och tvärtom.

Lär dig ditt affärssystem

När valet av affärssystem är gjort, och du accepterat att det svider till i plånboken, glöm inte att se till att du får tillräcklig kunskap för att kunna utnyttja ditt system fullt ut. Det är lätt att man i sin iver lär sig de mest livsuppehållande funktionerna och sedan stannar där, men det kan underlätta betydligt, och dessutom bespara dig många timmar med telefonsupporten, att lägga lite tid och pengar på att gå en utbildning i systemet. På samma sätt som det inte är någon idé att ha ett dyrt och avancerat kök och bara använda micron, är det heller ingen idé att ha ett dyrt och avancerat affärssystem om man inte har tänkt använda det fullt ut.

Online eller offline?

Det finns affärssystem som du laddar ner på din dator och där du gör backup-filer på ”det gamla vanliga viset” för att sedan spara dessa på ett usb eller en extern hårddisk. Så finns det system som är helt internetbaserade och som låter dig sköta allt genom att du via webbläsare loggar in dig på vilken dator som helst, var som helst i världen. För att inte tala om alla system däremellan. Vad du måste bestämma dig för är därför vad just din verksamhet behöver?

  • Vill du kunna bokföra och spara kvitton digitalt direkt via din mobil eller surfplatta?
  • Upplever du det som tryggast att enbart ha bokföringen lokalt sparat på din dator?
  • Har du en extern redovisningskonsult som du enkelt vill ska kunna logga in från en annan plats?
  • Är det viktigt för dig med en direktkoppling mellan din bokföring och din bank?
  • Är det viktigt att leverantören av affärssystemet kan e-handelsbranschen?

Liksom vid tidigare punkter ovan blir rådet alltså att verkligen kartlägga vilka dina behov är innan du väljer system.

Support

När något kör ihop sig vill man gärna ha snabb och smidig hjälp. Det är därför smart att se över hur supportavtalet för respektive affärssystem ser ut. Spelar det någon roll om de bara har mejlsupport? Är all support gratis, eller betalar du per påbörjad timme? Innebär det några kostnader för att uppdatera systemet? o.s.v.

Att byta till och från affärssystem

Väljer du affärssystem för allra första gången gör det antagligen sig självt att du både kommer kunna importera bokföringsinformation till, och exportera bokföringsinformation från det, via en så kallad SIE-fil. Har du däremot ett äldre system som inte stödjer SIE-filer och som du vill lämna för ett nyare, kan det bli lite kinkigt. Ibland krävs att informationen måste konverteras för att flyttas, så undersök noggrant vad det innebär, både rent kostnadsmässigt och vilken information du faktiskt kan ta med till det nya systemet. Se dessutom till att det system du flyttar till stödjer migrering via SIE-fil, så underlättar du för ditt framtida jag om du skulle vilja byta system ytterligare en gång.

Affärssystem & Wikinggruppen

Två populära alternativ när det kommer till affärssystem hos Wikinggruppen är Specter och Fortnox. Dessa och ett antal andra system som vi har kopplingar mot, finner du via den här länken.


 

Mail

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Nyhetsbrev

Anmäl er till vårt inspirerande nyhetsbrev som kommer en gång i månaden.